Uma das principais tarefas do departamento de recursos humanos das empresas são os trâmites de contratação de funcionários. Tal processo envolve várias etapas, como o tratamento de todos os documentos necessários, procedimentos de entrada, exames, entre outros. Isso tudo exige um padrão rígido para evitar eventuais problemas perante a justiça. Essa etapa é regida por lei pelas normas da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), responsável por estabelecer os deveres e direitos dos empregadores e empregados. Neste artigo, vamos apresentar claramente quais são os documentos necessários para que ocorra de forma correta a contratação de um novo colaborador. Mas antes, confira como gerenciar o processo de recrutamento de um novo colaborador.
Etapas de recrutamento e seleção
A etapa de recrutamento e seleção, além de ser importante para avaliar o perfil dos candidatos para escolher aquele que melhor se adequa a filosofia da empresa, é primordial para esclarecer questões sobre a função, exigências, salários, dentre outros fatores. Nessa fase também é importante mostrar a força de trabalho e cultura da empresa, assim como o cumprimento das obrigações legais, apresentação das condições e necessidades de trabalho.Entrega e análise dos documentos
Após a aprovação do candidato no processo seletivo, é necessário notificá-lo sobre a escolha, assim como deixá-lo a par de toda a documentação necessária para seguir com o processo de admissão. O primeiro passo é verificar se o novo colaborador possui o número do PIS (Programa de Integração Social) e, se necessário, criar um para ele. O registro do PIS deve ser feito pelo empregador, que precisa cadastrar o número em alguma agência da Caixa Econômica Federal. O PIS garante que o funcionário do setor privado pague contribuição tributária de caráter social todo o mês, o que permite financiar benefícios como seguro-desemprego e abono salarial. Na sequência, será preciso registrar a admissão do novo funcionário no CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados). Essa é uma forma que o Ministério do Trabalho tem de controlar todos os trabalhadores regidos pela CLT para a garantia de todos os seus direitos trabalhistas. Demais documentos que deverão ser apresentados:- Carteira de trabalho e Previdência Social (CTPS);
- Carteira de identidade;
- Cartão de identificação do contribuinte no Cadastro de Pessoa Física (CPF);
- Título de Eleitor;
- Certificado de Reservista, se menor de 45 anos;
- Cópia do comprovante de residência;
- Comprovante de escolaridade;
- Cópia da certidão de casamento, se for o caso;
- Foto 3×4;
- Declaração de dependentes para fins de Imposto de Renda na fonte;
- Declaração de rejeição ou de requisição do vale-transporte;
- Atestado médico admissional custeado pelo empregador.
Registros de admissão
A última fase na oficialização da admissão é realizar o registro, seja em livros, fichas ou algum sistema eletrônico, com base no artigo 41 da CLT.- As informações requeridas, de acordo com o parágrafo único são
- Qualificação civil e profissional do colaborador;
- Dados relativos à admissão no emprego;
- Duração e efetividade do trabalho;
- Férias;
- Acidentes e demais circunstâncias que interessem à proteção do trabalhador.
Como mencionamos no começo do artigo, o processo de admissão de funcionários é uma das tarefas mais importantes na rotina de um departamento de recursos humanos, o que faz desse o setor mais propenso a erros em uma empresa, o que pode culminar em grandes prejuízos, por isso, é muito importante estar atento a todos os detalhes referentes a documentação para, assim, evitar falhas e riscos de sofrer sanções trabalhistas no futuro.
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